Phòng Hội Thảo Kinh Doanh

Một buổi hội thảo tri ân khách hàng luôn được các doanh nghiệp lựa chọn, nhằm thắt chặt thêm mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tổ chức hội thảo khách hàng được xem như là chiến lược kinh doanh hiệu quả nhất. Tất nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều hiểu được điều đó, nhưng để tổ chức một buổi hội thảo khách hàng thành công thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Họ không nắm được quy trình cũng như những bí quyết tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, khi tổ chức không hiệu quả thì sẽ dẫn đến những tiêu cực không đáng có và không để lại nhiều ấn tượng đối với khách hàng. Để tổ chức thành công buổi hội thảo khách hàng, cần phải nắm vững những quy trình sau:

Quy trình tổ chức hội thảo kinh doanh - hội thảo khách hàng

1. Xác định mục đích tổ chức hội thảo

Mục đích tổ chức hội thảo, cũng giống như kim chỉ nam để quý công ty có thể lên kế hoạch và xây dựng kịch bản chương trình. Các buổi hội thảo khách hàng thường được tổ chức với những mục đích như: Tri ân khách hàng, Quảng bá sản phẩm, Thu hút khách hàng sử dụng sản phẩm, Hoạch định kế hoạch kinh doanh, khảo sát ý kiến khách hàng nhằm phát triển dịch vụ, đảm bảo dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu khách hàng. Vậy, doanh nghiệp của bạn tổ chức hội thảo khách hàng nhằm mục đích chính là gì? 

2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội thảo 

Sau khi xác định được mục đích tổ chức hội thảo, bạn cần lên kế hoạch cụ thể về thời gian và địa điểm tổ chức. Một buổi hội thảo vào cuối tuần chắc chắn sẽ thành công hơn rất nhiều so với những ngày trong tuần. Đây là thời gian mọi người đều rảnh rỗi sau tuần làm việc, họ sẽ có nhu cầu tìm đến những buổi hội thảo vừa bổ ích vừa giúp họ tiếp cận nhiều hơn được với dịch vụ của công ty bạn. 

Không chỉ vậy, lựa chọn địa điểm tổ chức cũng chính là nhân tố quyết định đến thành công của hội thảo. Một khách sạn, một trung tâm hội nghị, hay một phòng hội thảo đều là những lựa chọn tối ưu. Tuy nhiên, bạn cần phải cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp nhất với mục đích và tạo sự chuyên  nghiệp, tạo dựng lòng tin của công ty trong mắt khách hàng.  Địa điểm phải đáp ứng được quy mô hội thảo, đảm bảo sức chứa tối ưu. Địa điểm tổ chức phải có đầy đủ hệ thống các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại, gây được ấn tượng tốt nhất với khách hàng, truyền đạt tối đa thông điệp tới khách hàng, mang lại hiệu quả truyền thông cao nhất cho sự kiện. 

3. Xây dựng kịch bản chương trình.

Tùy thuộc vào mục đích của buổi hội thảo, bạn phải xây dựng được kịch bản hoàn hảo để tiến hành hội thảo thành công. Chẳng hạn, bạn phải xây dựng kịch bản tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới tới khách hàng, bạn phải xác định được những nội dung cơ bản như:

• Quy mô tổ chức hội thảo? Đối tượng tham gia hội thảo là ai?
• Hình thức tổ chức hội thảo?
• Những nội dung chi tiết của chương trình? Đối với hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, phần lớn khách hàng có tâm lý “ Trăm nghe không bằng một thấy, Trăm thấy không bằng một thử”  Hội thảo thành công nhất là khách hàng không chỉ được nghe, được thấy mà còn được trực tiếp trải nghiệm sản phẩm đó. Trong quá trình tổ chức hội thảo cũng có thể tổ chức những cuộc thi nhỏ, hay những vòng quay may mắn. 
• Dự trù kinh phí tổ chức? 

4. Phân công nhiệm vụ, điều phối hoạt động.

Suốt quá trình tổ chức hội thảo, nếu chỉ có 1 người thì không thể nào điều phối được tất cả mọi hoạt động, vì vậy cần có sự phối hợp của nhiều thành viên mới góp phần thành công của hội thảo. 

5. Gửi thư mời tham gia hội thảo.

Bạn cần thống kê danh sách khách mời, thư mời cần phải có đầy đủ nội dung, diễn đạt mạch lạc, rõ ràng, và để được rõ ràng hơn, bạn có thể in thêm địa điểm tổ chức đế cho khách tham gia dễ dàng tìm kiếm.

6. Công tác chuẩn bị trước khi diễn ra hội thảo khách hàng.

Setup phòng tổ chức phù hợp với mục đích và tính chất hội thảo. Trang trí phòng, đặt backdrop, trưng bày sản phẩm, chuẩn bị đầy đủ và chi tiết nội dung chương trình và quy trình tổ chức các hoạt động. 

7. Kết thúc chương trình

Sau buổi hội thảo khách hàng bạn phải đánh giá được hiệu quả của chương trình. Tặng quà tri ân khách hàng tham gia.

Trang An CenTer :

• Hotline : 0936 113 166
• Zalo : 0936 113 166
• Fanpage : Trang An CenTer
• Email : Trangancenter@gmail.com
• Website : sukiens.com
• Địa Chỉ : 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội.
  88 Đường Lê Đức Thọ, Mai Dịch, Từ Liêm, Hà Nội